Une imprimante professionnelle ne se déménage pas comme une lampe de bureau. Avant le transport, il faut retirer le toner, le tambour et le récupérateur de toner pour une laser, vider ou sécuriser les bacs, bloquer les pièces mobiles, puis la caler dans un emballage adapté et la transporter à plat. À l'arrivée, on la reconnecte au réseau et on teste avant de relancer l'activité. Voici la méthode, étape par étape, pour une PME, un cabinet ou un service qui change de locaux à Lausanne ou ailleurs en Suisse romande.
TL;DR
- Sur une imprimante laser, retirez toners, unité tambour et récupérateur de toner avant tout déplacement, en suivant le manuel du constructeur: un oubli peut provoquer des dégâts et fragiliser la garantie.
- Gardez l'emballage d'origine quand c'est possible. Sinon, calez la machine, bloquez les bacs et transportez-la à l'horizontale, jamais couchée sur le côté.
- Les consommables vides ou usagés ne vont pas à la poubelle: en Suisse, des filières de recyclage de toner existent pour les entreprises.
- Planifiez la reconnexion (réseau, adresse IP, pilotes, droits d'accès) avant le jour J, avec la personne qui gère votre informatique.
- Pour un parc de plusieurs machines, confiez le transfert à des déménageurs qui emballent et manipulent le matériel de bureau tous les jours.
Table des matières
- Pourquoi une imprimante pro demande plus de précautions qu'un meuble
- Avant le jour J: l'inventaire du parc d'impression
- Préparer l'imprimante laser: la règle d'or des consommables
- Emballer et caler: le matériel qu'il faut
- Le transport: ce qui compte dans le camion
- Que faire des toners vides et des consommables en trop
- La reconnexion: ce qui fait gagner ou perdre une journée
- Tableau récapitulatif: qui fait quoi
- Le point de vue de notre équipe
- Un parc d'impression à déménager à Lausanne?
- Les erreurs qui coûtent cher
- Questions fréquentes
- Sources
Pourquoi une imprimante pro demande plus de précautions qu'un meuble
Une imprimante de bureau, surtout multifonction, réunit de la mécanique de précision, de l'électronique et une poudre fine. Elle pèse vite plusieurs dizaines de kilos pour les modèles de groupe de travail, et elle supporte mal les chocs et les inclinaisons.
Trois risques reviennent le plus souvent lors d'un déménagement:
- La poudre de toner qui se répand à l'intérieur de la machine ou dans le véhicule. C'est le dégât le plus fréquent et le plus difficile à réparer.
- Les chocs sur le tambour, les rouleaux et le scanner, qui dérèglent l'impression (traits, taches, bourrages répétés).
- Les pièces perdues: bacs, câbles, bacs de finition, cartes réseau optionnelles, clés de licence.
La bonne nouvelle: ces risques se maîtrisent avec une demi-heure de préparation par machine et un emballage correct.
Avant le jour J: l'inventaire du parc d'impression
Commencez par savoir ce que vous déplacez. Dressez une liste simple, une ligne par appareil:
- marque, modèle et numéro de série;
- type (laser, jet d'encre, traceur, multifonction, étiqueteuse);
- propriété: achat, leasing ou contrat de location avec maintenance;
- options installées (bac supplémentaire, finisseur, disque dur, module de numérisation);
- emplacement actuel et emplacement prévu dans les nouveaux locaux;
- consommables en stock.
La ligne «propriété» est celle qu'on oublie le plus. Si l'appareil est loué ou sous contrat de maintenance, lisez le contrat: certains fournisseurs exigent d'intervenir eux-mêmes pour le démontage, le transport ou la remise en service, et la garantie peut en dépendre. Un appel au fournisseur avant de planifier évite une mauvaise surprise.
Pour intégrer cette liste dans le reste de votre projet, notre checklist PME du déménagement du parc informatique détaille l'inventaire des postes, écrans et périphériques, imprimantes comprises.
Faut-il vraiment tout déplacer?
Un déménagement est le meilleur moment pour faire le tri. Une machine de plus de dix ans, dont les consommables sont devenus introuvables ou chers, coûte souvent plus cher à transporter, à réinstaller et à entretenir qu'elle ne vaut. Posez-vous trois questions:
- L'appareil est-il utilisé tous les jours ou seulement dans un coin de couloir?
- Les pièces et les consommables sont-ils encore disponibles?
- Pourrait-on regrouper deux ou trois petites imprimantes en un seul multifonction réseau dans les nouveaux locaux?
Les fabricants proposent aussi des appareils reconditionnés. Canon Suisse présente par exemple des systèmes certifiés et reconditionnés comme une alternative moins onéreuse au neuf. À vous de voir si cela a du sens pour votre flotte, mais la question se pose avant la mise en carton, pas après.
Préparer l'imprimante laser: la règle d'or des consommables
Pour une laser, le point non négociable est le retrait des consommables. Brother indique dans sa procédure d'emballage pour le transport qu'il faut retirer les cartouches de toner, l'unité tambour et le réservoir de toner usagé, et que le non-respect de ces étapes peut endommager l'appareil et annuler la garantie. Lexmark demande la même chose dans son guide de déplacement de l'imprimante: on retire les consommables et les options avant de déplacer la machine.
La procédure exacte varie selon la marque et le modèle. Cherchez donc le chapitre «transport» ou «emballage» du manuel, ou la page d'assistance du constructeur, plutôt que de suivre une méthode générique.
Les étapes de base
- Imprimez ou terminez les travaux en cours, puis éteignez l'appareil avec son bouton, pas en débranchant directement.
- Laissez refroidir l'unité de fixation (le four) avant d'ouvrir les capots. Une laser qui vient de tourner est brûlante à l'intérieur.
- Débranchez le câble d'alimentation, le câble réseau, le câble USB et le cordon téléphonique du fax s'il y en a un. Étiquetez chaque câble.
- Retirez les consommables: cartouches de toner, unité tambour, récupérateur de toner usagé, selon le modèle. Rangez-les debout, dans leur sachet d'origine ou dans un sac fermé, à l'abri de la lumière.
- Retirez les options amovibles: bacs de papier supplémentaires, bac de réception, finisseur, module recto verso externe.
- Videz les bacs à papier et fermez-les, puis fixez les capots avec un ruban adhésif de masquage (qui ne laisse pas de résidus).
- Remettez les éléments de blocage livrés par le constructeur, s'il y en a (feuilles d'insertion, cales, sacs plastique).
Pour les modèles de gamme professionnelle, les manuels recommandent généralement de remballer la machine dans son emballage d'origine afin d'éviter les dommages pendant le transport. Si vous l'avez gardé, sortez-le. Sinon, la section suivante explique comment le remplacer.
Et pour une imprimante à jet d'encre?
Les cartouches d'encre se retirent selon la même logique si le constructeur le préconise, mais un point diffère: ne laissez jamais une tête d'impression exposée à l'air sans la protéger. Beaucoup de modèles demandent de laisser les cartouches en place pour éviter le séchage des buses, d'autres l'inverse. Là encore, le manuel du modèle tranche.
Emballer et caler: le matériel qu'il faut
Sans l'emballage d'origine, voici ce qu'il vous faut pour une imprimante de bureau ou un multifonction:
- un carton double cannelure aux dimensions de la machine, avec 5 à 8 cm d'espace de chaque côté;
- de la mousse de calage, du papier bulle ou des cales en carton ondulé;
- un film étirable pour maintenir les capots fermés;
- du ruban adhésif résistant et des étiquettes «Fragile, haut/bas»;
- un sac plastique pour les petites pièces et les câbles, scotché sur le dessus de la machine ou dans un carton annexe.
Placez la machine à plat au centre, calez les quatre côtés, le dessous et le dessus, et vérifiez qu'elle ne bouge plus quand vous secouez légèrement le carton. Notez sur le carton le service d'origine et la pièce de destination.
Pour les gros multifonctions sur roulettes ou les copieurs de couloir, ne les poussez pas sur plusieurs dizaines de mètres: les roulettes sont faites pour de petits déplacements. On les sangle sur un diable adapté ou un chariot, et la manutention à deux ou plus est de rigueur. C'est aussi un cas où l'intervention d'un technicien du fournisseur est souvent demandée.
Le transport: ce qui compte dans le camion
Une fois emballée, l'imprimante voyage selon quelques principes simples:
- À l'horizontale, dans sa position normale d'utilisation, sauf indication contraire du constructeur.
- Jamais en bas d'une pile: les cartons lourds qui écrasent une imprimante sont la cause classique des capots fendus.
- Calée contre une paroi ou entre des meubles, avec des sangles ou des couvertures de déménagement.
- À l'écart des liquides et des cartons de produits d'entretien.
- Les consommables voyagent séparément, debout, dans un carton fermé, pas dans la machine.
Sur un déménagement de bureaux, l'ordre de chargement joue aussi un rôle: les imprimantes et le matériel informatique se chargent en dernier et se déchargent en premier, pour que l'équipe informatique puisse commencer à installer pendant que le mobilier est encore en cours de livraison. Notre article sur le plan en 12 semaines pour déménager ses bureaux à Lausanne place ce séquencement dans le calendrier global.
Que faire des toners vides et des consommables en trop
Le déménagement fait remonter des cartons de cartouches vides, de récupérateurs usagés et de tambours en fin de vie. Ne les jetez pas avec les déchets de bureau. La poudre de toner mélangée à l'air peut être explosive, ce qui explique que ces pièces demandent un traitement spécifique. Selon le prestataire soREC, le mélange de poudre de toner et d'air peut provoquer des explosions, et jusqu'à récemment les cartouches étaient soit incinérées, soit exportées.
En Suisse, la situation a changé: Swico a lancé le recyclage de toner en Suisse en 2020 avec Solenthaler Recycling AG, basée à Gossau, et le concept BLACK BOX permet désormais de traiter localement les composants contenant du toner. Canon Suisse décrit de son côté un programme de recyclage des consommables d'impression pour les entreprises. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur de toner ou de votre contrat de maintenance: la reprise est souvent déjà incluse.
Un conseil pratique: faites ce tri avant le jour du déménagement. Un carton de consommables usagés bien étiqueté, remis à la filière de reprise, vous évite de transporter du poids et des déchets inutiles vers les nouveaux locaux.
La reconnexion: ce qui fait gagner ou perdre une journée
Déplacer l'imprimante n'est que la moitié du travail. L'autre moitié, c'est qu'elle imprime à nouveau le lundi matin. Le plus souvent, les problèmes ne viennent pas de la machine mais du réseau.
Avant le déménagement
- Notez la configuration réseau: adresse IP fixe ou DHCP, masque, passerelle, nom d'hôte, serveur d'impression.
- Exportez, si le modèle le permet, le carnet d'adresses et les profils de numérisation vers dossier ou e-mail.
- Repérez les droits d'accès (codes utilisateurs, badges, impression sécurisée) pour les recréer à l'identique.
- Vérifiez que le nouveau local dispose de prises réseau et électriques à proximité de l'emplacement prévu, avec assez de place pour les bacs et l'accès aux capots.
Le jour de l'arrivée
- Posez la machine sur sa surface définitive, sans la brancher.
- Retirez les protections de transport, les rubans, les cales.
- Réinstallez le tambour, le toner et le récupérateur, puis les options.
- Branchez, allumez, laissez l'initialisation se terminer.
- Configurez le réseau, ajoutez l'imprimante aux postes ou au serveur d'impression.
- Imprimez une page de test, scannez un document, envoyez un fax ou un scan vers e-mail si vous vous en servez.
Les entreprises spécialisées recommandent de tester le matériel informatique dès l'installation, avec un technicien IT pour la reconnexion, et de placer le transfert en soirée ou le week-end pour limiter l'interruption d'activité. Notre guide sur le déménagement de bureaux le week-end liste ce qu'il faut valider avant de choisir cette option, et celui sur le transfert de serveurs à Lausanne s'applique aussi aux serveurs d'impression.
Tableau récapitulatif: qui fait quoi
| Étape | Vous / votre IT | Fournisseur de l'imprimante | Déménageur |
|---|---|---|---|
| Inventaire et choix des machines à déplacer | Oui | Conseil | Non |
| Lecture du contrat de leasing ou de maintenance | Oui | Confirme les conditions | Non |
| Retrait des consommables | Oui | Oui, si contrat | Possible sur consigne |
| Emballage et calage | Possible | Oui, pour les gros modèles | Oui |
| Transport et manutention | Non | Parfois | Oui |
| Configuration réseau et pilotes | Oui | Selon contrat | Non |
| Test d'impression final | Oui | Oui, si intervention | Non |
Ce tableau montre l'essentiel: le déménageur s'occupe de la partie physique, votre équipe informatique de la partie logique. Mieux ces deux rôles sont coordonnés, moins le projet prend de temps.
Le point de vue de notre équipe
Sur un déménagement de bureaux, l'imprimante est rarement la pièce la plus chère, mais c'est souvent celle qui fait le plus de bruit quand elle ne marche pas le premier jour. Le scénario que nous croisons le plus: tout le mobilier est en place, les postes sont allumés, et la seule machine qui imprime les factures ou les contrats est encore dans un carton parce que personne ne savait qui devait la reconnecter.
Notre approche repose sur trois habitudes. D'abord, un inventaire écrit des appareils sensibles (imprimantes, serveurs, baies de brassage) remis avant le devis, afin que le volume et le temps de manutention soient estimés au plus juste. Ensuite, une consigne claire sur qui retire les consommables et qui reconnecte, décidée avant le jour J et non pendant. Enfin, un étiquetage par pièce de destination, pour que la machine arrive directement dans le bon bureau.
Nous le répétons à nos clients: la planification minutieuse et la communication claire valent plus qu'un camion plus grand. Pour une entreprise, c'est aussi ce qui permet de rouvrir sans stress. Si vous voulez voir comment nous cadrons la relation avec un prestataire, lisez ce que doit garantir un déménageur d'entreprise en matière de communication.
— Groupages
Un parc d'impression à déménager à Lausanne?
Si vous préférez ne pas démonter, emballer et transporter vous-même vos imprimantes, CARBONIE Déménagement Lausanne prend en charge le déménagement d'entreprise à Lausanne, avec emballage, transport sécurisé des biens, fourniture de cartons et de matériaux, et montage du mobilier. Nous travaillons sur devis, selon le volume, la distance et les services choisis. Pour obtenir une estimation, décrivez-nous vos locaux de départ et d'arrivée et les appareils à déplacer: le plus tôt vous nous les listez, le plus fiable est le devis. Pour comparer les ordres de grandeur avant de nous contacter, consultez aussi notre analyse du coût d'un déménagement d'entreprise à Lausanne.
Les erreurs qui coûtent cher
- Laisser le toner dans la machine. C'est l'erreur n°1, et celle que les constructeurs mettent en tête de leurs consignes.
- Jeter l'emballage d'origine après l'installation. Gardez-le tant que la machine est en service.
- Transporter la machine couchée ou la poser sous des cartons lourds.
- Oublier la configuration réseau et découvrir le jour J qu'on ne sait plus quelle adresse IP elle avait.
- Ne pas prévenir le fournisseur d'un appareil sous contrat de maintenance ou de leasing.
- Mélanger les câbles et les options dans un carton fourre-tout.
- Prévoir le test trop tard, un dimanche soir, sans personne pour dépanner.
Pour la vue d'ensemble, notre checklist complète du déménagement d'entreprise replace ces points dans un calendrier. Et n'oubliez pas les démarches administratives: la liste de changement d'adresse en Suisse et la réexpédition du courrier évitent que vos factures et contrats d'impression partent à l'ancienne adresse.
Questions fréquentes
Faut-il vraiment retirer le toner avant de déménager une imprimante?
Oui, pour une imprimante laser. Les constructeurs demandent de retirer les cartouches de toner, le tambour et le récupérateur avant de déplacer la machine, car la poudre peut se répandre à l'intérieur et endommager l'appareil. Suivez la procédure exacte de votre manuel, car elle varie selon le modèle.
Peut-on déménager une imprimante dans un carton ordinaire?
C'est possible pour une petite machine, à condition d'utiliser un carton robuste, de caler tous les côtés et de retirer les consommables. Pour une imprimante pro ou un multifonction lourd, l'emballage d'origine ou un carton double cannelure avec mousse de calage est préférable. Évitez de la coucher et de poser d'autres cartons dessus.
Que faire des cartouches de toner vides à Lausanne?
Ne les mettez pas à la poubelle. En Suisse, des filières de recyclage de toner existent, et votre fournisseur de consommables ou de maintenance propose souvent la reprise. Renseignez-vous avant le déménagement pour ne pas transporter de déchets vers vos nouveaux locaux.
Qui doit reconnecter l'imprimante après le déménagement?
Idéalement la personne qui gère votre informatique ou le fournisseur de l'appareil, car il s'agit d'une configuration réseau et de pilotes, pas de manutention. Le déménageur apporte la machine intacte à l'emplacement prévu, et votre IT la remet en service et teste l'impression.
Combien de temps prévoir pour le transfert d'un parc d'imprimantes?
Cela dépend du nombre de machines, de leur taille et de la configuration réseau. Comptez la préparation en amont, le transport, puis un temps de reconnexion et de test avant la reprise de l'activité. Pour une estimation fiable, demandez un devis en précisant la liste des appareils.
Sources
- Brother: comment emballer l'imprimante pour le transport
- Brother: packing and shipping the machine
- Lexmark: moving the printer
- Canon Suisse: sustainability services
- Swico: lancement du recyclage de toner en Suisse
- soREC: recyclage de toner BLACK BOX